Stjórnháttayfirlýsing

Stjórnarhættir TM eru í samræmi við lög um hlutafélög nr. 2/1995, lög um vátryggingarstarfsemi nr. 56/2010 og leiðbeiningar um stjórnarhætti fyrirtækja sem Viðskiptaráð Íslands, Nasdaq OMX Iceland hf. (Kauphöll) og Samtök atvinnulífsins hafa gefið út, síðast í mars 2012.

Einnig grundvallast stjórnarhættir félagsins á ýmsum stjórnvaldsfyrirmælum, svo sem reglugerðum og reglum útgefnum af Fjármálaeftirlitinu og Kauphöll. Má í því sambandi nefna:


Að auki byggjast stjórnarhættir félagsins á ýmsum innri reglum sem það hefur sett sér, svo sem:

Jafnframt hefur félagið, lögum samkvæmt, sett eftirfarandi reglur: Reglur um innra eftirlit, reglur um innri endurskoðun, reglur um viðskipti við tengda aðila, reglur um verðbréfaviðskipti félagsins, stjórnar félagsins og starfsmanna og reglur um hæfi lykilstarfsmanna. Enn fremur hefur stjórnin sett félaginu starfskjarastefnu, arðgreiðslustefnu, upplýsingastefnu og áhættustýringarstefnu.

Stjórn félagsins

Stjórn félagsins er kosin á aðalfundi félagsins og skal hún skipuð fimm mönnum og jafnmörgum til vara. Stjórnarmenn skulu fullnægja þeim hæfisskilyrðum sem kveðið er á um í hlutafélagalögum og lögum um vátryggingarstarfsemi. Þá skal samsetning stjórnar og varastjórnar félagsins fullnægja þeim kröfum hlutafélagalaga um að tryggt sé að hlutfall hvors kyns í stjórn sé ekki lægra en 40%. Sitjandi stjórn félagsins fullnægir þeim hæfniskröfum sem lög gera. Kröfum um jafnt kynjahlutfall er einnig mætt en í aðalstjórn sitja þrír karlmenn og tvær konur. Í varastjórn sitja nú tveir karlmenn og tvær konur en ein kona, Bryndís Hrafnkelsdóttir, færðist úr varastjórn í aðalstjórn er Elín Jónsdóttir hvarf úr aðalstjórn félagsins í ágúst 2014.

Samkvæmt samþykktum félagsins skal sitjandi stjórn félagsins hverju sinni meta hvort frambjóðendur til stjórnar á komandi hluthafafundi, þar sem kosning til stjórnar fer fram, teljist óháðir gagnvart félaginu eða hluthöfum sem eiga 10% hlut í félaginu eða meira. Eftir að kosið hefur verið til stjórnar á hluthafafundi skulu einstakir stjórnarmenn að eigin frumkvæði gæta að óhæði sínu eða eftir atvikum stjórnin sjálf, samkvæmt starfsreglum stjórnar TM. Allir núverandi stjórnar- og varastjórnarmenn félagsins teljast óháðir í framangreindum skilningi. 

Stjórn félagsins hefur yfirumsjón með starfsemi félagsins og hefur með höndum almennt eftirlit með rekstri félagsins. Starf stjórnar fer almennt fram á stjórnarfundum og skal stjórn félagsins ekki funda sjaldnar en á tveggja mánaða fresti. Þegar einstakir stjórnarmenn eiga þess ekki kost að sækja fundi er þeim heimilt að taka þátt í fundi í gegnum síma eða með öðrum fjarskiptabúnaði. Þá er stjórn heimilt að taka einstök mál til meðferðar með rafrænum hætti utan hefðbundins stjórnarfundar. Stjórnin hélt alls 17 stjórnarfundi á árinu 2014, í öllum tilvikum nema einu með þátttöku allra aðalmanna.

Samkvæmt starfsreglum stjórnar skal stjórn félagsins árlega leggja mat á eigin störf og undirnefnda. Skal þá m.a. horft til mats á styrkleika og veikleika í störfum og verklagi, til stærðar og samsetningar, framfylgni við starfsreglur, hvernig undirbúningi og umræðu mikilvægra málefna var háttað, mætinga og framlags einstakra stjórnarmanna.

Sú skylda hvílir á stjórn að sjá til þess að hluthafar geti með aðgengilegum hætti, utan hluthafafunda í félaginu, komið sjónarmiðum sínum og spurningum á framfæri við hana, s.s. á heimasíðu félagsins. Núverandi fyrirkomulag er með þeim hætti að á svæði stjórnar TM á heimasíðu félagsins er hluthöfum bent á að hafa megi samband við stjórn á netfanginu stjorn@tm.is.

Endurskoðunarnefnd

Endurskoðunarnefnd er önnur tveggja undirnefnda stjórnar TM en stjórn skal eigi síðar en mánuði eftir aðalfund félagsins kjósa þrjá menn til setu í nefndinni. Gert er ráð fyrir því að nefndina skipi að jafnaði þrír stjórnarmenn í félaginu og skuli a.m.k. einn þeirra hafa staðgóða þekkingu og reynslu á sviði reikningsskila eða endurskoðunar. Þá skuli nefndarmenn vera óháðir endurskoðendum félagsins og daglegum stjórnendum þess auk þess sem meirihluti nefndarinnar skal vera óháður félaginu og a.m.k. einn nefndarmanna vera óháður stórum hluthöfum félagsins. Stjórn félagsins er heimilt að kjósa aðra en stjórnarmenn til setu í endurskoðunarnefnd ef ekki er unnt að mæta framangreindum skilyrðum og kröfum um óhæði nefndarmanna. Endurskoðunarnefnd félagsins er nú skipuð stjórnarmönnunum Andra Þór Guðmundssyni og Bjarka Má Baxter en Anna Skúladóttir, löggiltur endurskoðandi, situr einnig í nefndinni og gegnir formennsku. 

Endurskoðunarnefnd skal hittast að lágmarki fjórum sinnum á ári. Það er hlutverk hennar að hafa eftirlit með reikningsskilum, fyrirkomulagi innra eftirlits félagsins, o.fl. Endurskoðunarnefnd hélt átta fundi á árinu 2014 og var nefndin fullskipuð hverju sinni. 

Starfskjaranefnd 

Starfskjaranefnd er önnur undirnefnda stjórnar TM en stjórn skal eigi síðar en mánuði eftir aðalfund félagsins kjósa þrjá menn til setu í nefndinni og skulu þeir valdir með hliðsjón af reynslu og þekkingu á viðmiðum og venjum við ákvörðun starfskjara stjórnenda og þýðingu þeirra fyrir félagið. Þá skal meirihluti nefndarmanna vera óháður félaginu og daglegum stjórnendum þess. Stjórn félagsins er heimilt að kjósa aðra en stjórnarmenn til setu í starfskjaranefnd í því skyni að fullnægja framangreindum skilyrðum og óhæði nefndarmanna. Starfskjaranefnd er nú skipuð Kristínu Friðgeirsdóttur úr aðalstjórn félagsins, sem jafnframt gegnir formennsku, Þórunni Pálsdóttur úr varastjórn og Þórdísi Jónu Sigurðardóttur, framkvæmdastjóra hjá Capacent.

Starfskjaranefnd skal funda að lágmarki tvisvar á ári. Nefndin hefur það hlutverk að undirbúa ákvarðanir stjórnar félagsins um almenna starfskjarastefnu félagsins og um starfskjör forstjóra og stjórnarmanna eins og m.a. er kveðið á um í hlutafélagalögum. Starfskjaranefnd fundaði fjórum sinnum á árinu 2014 og var nefndin fullskipuð hverju sinni.

Forstjóri

Forstjóri félagsins ber ábyrgð á daglegum rekstri og fer með ákvörðunarvald í þeim málefnum sem honum tilheyra og ekki eru falin öðrum að lögum. Hinn daglegi rekstur tekur ekki til ráðstafana sem eru óvenjulegar eða mikilsháttar en nánar um valdheimildir forstjóra gagnvart stjórn er kveðið á um í ráðningarsamningi hans, áhættuvilja og fjárfestingarstefnu félagsins sem stjórn hefur samþykkt. Forstjóri annast upplýsingagjöf til stjórnar á stjórnarfundum og utan þeirra um rekstur og annað sem stjórn telur þörf á til að geta rækt skyldur sínar.

Forstjóri Tryggingamiðstöðvarinnar er Sigurður Viðarsson.

Framkvæmdastjórn

Starfsemi félagsins fer fram á sex sviðum sem heyra undir forstjóra félagsins. Forstjóri og framkvæmdastjórar sviðanna skipa framkvæmdastjórn félagsins.


Framkvæmdastjóri einstaklingsþjónustu ber ábyrgð á verðlagningu, áhættumati, ráðgjöf og sölu til einstaklinga og fjölskyldna.

Framkvæmdastjóri fyrirtækjaþjónustu ber ábyrgð á verðlagningu, áhættumati, forvörnum og ráðgjöf til íslenskra og erlendra fyrirtækja, ásamt því að bera ábyrgð á endurtryggingarsamningum félagsins.

Framkvæmdastjóri fjárfestinga og viðskiptaþróunar ber ábyrgð á fjárfestingastarfsemi og viðskiptaþróun félagsins. Sviðið stýrir fjárfestingaeignum félagsins í takt við fjárfestingastefnu þess og innan þeirra laga og reglna sem í gildi eru á hverjum tíma.

Framkvæmdastjóri tjónaþjónustu ber ábyrgð á afgreiðslu allra tjóna sem tilkynnt eru til félagsins, allt frá skráningu og ákvörðun um bótaskyldu til mats á tjónsfjárhæð og greiðslu bóta.

Framkvæmdastjóri fjármála- og rekstrarsviðs hefur með höndum ytri og innri uppgjör félagsins auk þess að annast lánastýringu, innheimtu og greiðslur vegna tjóna og rekstrarkostnaðar.

Framkvæmdastjóri samskiptasviðs ber ábyrgð á mannauðsmálum og innri upplýsingamiðlun, markaðsmálum og ytri upplýsingamiðlun, ásamt því að hafa umsjón með þjónustuskrifstofum umboða og útibúa.

Gildi félagsins, siðferðisviðmið og stefna um samfélagslega ábyrgð

Gildi félagsins eru einfaldleiki, sanngirni, heiðarleiki og framsækni. Gildin eru leiðarljós í útfærslu á þjónustu TM við viðskiptavini og í innra starfi.

Starfsmenn félagsins hafa sett sér siðareglur sem samþykktar voru af stjórn 18. apríl 2013. Siðareglur TM eru leiðbeinandi um samskipti starfsmanna félagsins innbyrðis og samskipti starfsmanna við viðskiptavini TM, birgja og aðra aðila. Reglurnar ná til stjórnar félagsins, umboðsmanna, verktaka og annarra samstarfsaðila sem starfa eða koma fram undir merkjum TM. Siðareglunum er ætlað að vera stuðningur fyrir starfsmenn TM og aðila er starfa eða koma fram undir merkjum TM komi upp siðferðileg álitamál sem taka þarf afstöðu til.

Á árinu 2014 mótaði félagið sér stefnu um samfélagslega ábyrgð og eru stoðir samfélagsábyrgðar TM þrjár: forvarnir, persónuvernd og upplýsingaöryggi og stuðningur við vaxtarbrodda. Stefnunni er ætlað að vera leiðarljós í daglegri ákvarðanatöku stjórnar og starfsmanna félagsins. Unnið verður að innleiðingu stefnunnar á árinu 2015.

Upplýsingar um brot á lögum og reglum sem viðeigandi eftirlits- og eða úrskurðaraðili hefur ákvarðað

Engar ákvarðanir eftirlits- og úrskurðaraðila um brot á lögum eða reglum liggja fyrir gagnvart félaginu á árinu 2014.

Áhættustýring og innra eftirlit

Öflug áhættustýring gerir félagið betur í stakk búið til að takast á við óvænta atburði í ytra umhverfi þess og eykur samkeppnishæfni þess. Samhæfð áhættustýring TM starfar skv. áhættustýringarstefnu sem samþykkt er af stjórn. Í stefnunni er áhættustýringarferli félagsins skilgreint en þar koma fram hlutverk og verkefni. Stjórn og stjórnendur stýra áhættu félagsins í samræmi við áhættuvilja TM sem inniheldur áhættumörk sem félagið vill halda sig innan. Áhættustýring fylgist með og mælir áhættu og upplýsir stjórn félagsins í ársfjórðungslegum áhættuskýrslum um hvort áhættutaka og gjaldþol er innan áhættumarka stjórnar.

Við innleiðingu samhæfðrar áhættustýringar hefur meðal annars verið horft til leiðbeinandi tilmæla Fjármálaeftirlitsins nr. 3/2014 um áhættustýringu og starfsvið tryggingastærðfræðings hjá vátryggingafélögum.

Innra eftirlitskerfi félagsins byggist á skýru stjórnskipulagi með aðgreiningu starfa og leiðbeiningum ásamt stjórnkerfi upplýsingaöryggis, allt undir eftirliti innri endurskoðenda. Stjórnskipulagið er sýnt á skipuriti félagsins og aðgreining starfa er í samræmi við það. Innra eftirlit miðar að því að tryggja að félagið vinni sem best að rekstrarmarkmiðum sínum og öðrum markmiðum um starfsemina, að allar upplýsingar séu réttar og að fylgt sé gildandi löggjöf í starfsemi félagsins.

Leiðbeiningar og verkferlalýsingar eru vel skilgreindar og aðgengilegar starfsmönnum og viðhaldið af yfirmönnum og starfsmönnum. Félagið er með vottað stjórnkerfi upplýsingaöryggis samkvæmt ISO 27001, alþjóðlegum staðli um upplýsingaöryggi. Stjórnkerfið tekur til öryggis starfsmanna, húsnæðis, tölvukerfa, verndunar upplýsingaeigna, rekstraráhættumats, stýrimarkmiða og valinna ráðstafana. Gerðar eru árlegar úttektir af óháðum eftirlitsaðilum.