Starfsreglur endurskoðunarnefndar Tryggingamiðstöðvarinnar hf.

Endurskoðunarnefndin er undirnefnd stjórnar Tryggingamiðstöðvarinnar hf. (TM) og  starfar samkvæmt ákvæðum laga um ársreikninga þar sem kveðið er á um að einingar tengdar almannahagsmunum skuli hafa endurskoðunarnefnd. Stjórn TM setur nefndinni eftirfarandi reglur:

1. Skipun og samsetning endurskoðunarnefndar

1.1.   Stjórn félagsins kýs endurskoðunarnefnd eigi síðar en mánuði eftir aðalfund. Hún skal skipuð þremur stjórnarmönnum.  Nefndarmenn skulu valdir með hliðsjón af þekkingu og reynslu í samræmi við verkefni nefndarinnar. Skal a.m.k. einn nefndarmanna hafa staðgóða þekkingu og reynslu á sviði reikningsskila eða endurskoðunar. Í því skyni að fullnægja framangreindum skilyrðum og óhæði nefndarmenna skv. 6. gr. er stjórn heimilt að kjósa aðra en stjórnarmenn til setu í nefndinni.

1.2.   Þegar nefndarmaður er skipaður í fyrsta sinn skal þess gætt að hann fái leiðsögn og upplýsingar um störf og starfshætti nefndarinnar.

1.3.   Láti nefndarmaður af störfum skal stjórnin kjósa nýjan í hans stað innan mánaðar.

2.      Fundir

2.1.   Nefndin skal hittast að lágmarki fjórum sinnum á ári til að fara yfir ársreikning og árshlutareikninga og halda aukafundi þegar formaður nefndarinnar telur þörf á því. Forstjóri og stjórnarformaður félagsins og einstakir nefndarmenn geta óskað eftir því við formann nefndarinnar að halda aukafundi ef málefni koma upp sem gera það nauðsynlegt.

2.2.   Af hálfu endurskoðunarnefndar skal séð til þess að a.m.k. einn nefndarmaður sé viðstaddur hluthafafundi í félaginu ef fundarefni lúta að starfssviði nefndarinnar.

3.      Hlutverk og ábyrgðarsvið

3.1.   Endurskoðunarnefnd ber að fara yfir fjárhagslegar upplýsingar og fyrirkomulag upplýsingagjafar frá stjórnendum. Nefndin skal staðreyna að upplýsingar sem stjórnin fær um rekstur, stöðu og framtíðarhorfur félagsins séu áreiðanlegar og gefi sem gleggsta mynd af stöðu félagsins á hverjum tíma.

3.2.   Nefndin skal hafa með höndum eftirfarandi verkefni án tillits til ábyrgðar stjórnar, stjórnenda eða annarra á þessu sviði:

a.       eftirlit með vinnuferli við gerð reikningsskila,

b.       eftirlit með fyrirkomulagi og virkni innra eftirlits félagsins, innri endurskoðun og áhættustýringu,

c.       eftirlit með endurskoðun ársreiknings og samstæðureiknings félagsins,

d.       veita stjórn umsögn um drög að ársreikningi og árshlutareikningum,

e.       annast ráðningu innri endurskoðanda og gera við hann skriflegan ráðningarsamning skv. nánara umboði sem stjórnin veitir,

f.        setja fram tillögu til stjórnar um val á endurskoðendum,

g.       meta óhæði endurskoðenda eða endurskoðunarfyrirtækis,

h.       yfirfara stjórnarháttayfirlýsingu félagsins,

i.         önnur verkefni sem stjórn félagsins kann að fela henni.

3.3.    Endurskoðunarnefnd skal tryggja að stjórn fái reglulega nákvæmar upplýsingar um helstu störf nefndarinnar. Endurskoðunarnefnd skal  halda fundargerð um fundi sína og skila skýrslum um störf sín til stjórnar eigi sjaldnar en árlega. Með skýrslu til stjórnar skulu fylgja fundargerðir endurskoðunarnefndar vegna þess tímabils sem skýrslan tekur til. Getur stjórn enn fremur kallað eftir einstökum fundargerðum sé þess talin þörf. Stjórn skal  í samráði við endurskoðunarnefnd standa  árlega að úttekt á innra eftirliti og áhættustýringu og bregðast við sé úrbóta þörf. Þá skal endurskoðunarnefnd árlega hafa frumkvæði að sameiginlegum fundi nefndarinnar ásamt stjórn félagsins og ytri endurskoðanda án viðveru daglegra stjórnenda. Jafnframt skal hún gera stjórninni grein fyrir hvernig nefndin metur árangur af starfi sínu.

4.      Heimildir endurskoðunarnefndar, aðgengi að gögnum

4.1.   Við framkvæmd starfa sinna er mikilvægt að endurskoðunarnefnd hafi víðtækan aðgang að gögnum frá stjórnendum, innri og ytri endurskoðendum og getur nefndin óskað eftir skýrslum og greinargerðum frá þeim er varða störf hennar. Þó skal aðgangur að gögnum og starfsmönnum félagsins vera bundinn þeim hömlum sem gilda um aðgengi stjórnarmanna í vátryggingafélögum samkvæmt gildandi löggjöf og starfsreglum stjórnar félagsins.

5.      Takmarkanir á hlutverki og ábyrgð

5.1.   Endurskoðunarnefnd starfar í umboði stjórnar félagsins og á ábyrgð hennar. Endurskoðunarnefnd ber ábyrgð á þeim skyldum sem koma fram í reglum þessum en ber ekki ábyrgð á reikningsskilum eða endurskoðun ársreiknings. Stjórnendur fyrirtækisins bera ábyrgð á reikningsskilum, innleiðingu innra eftirlits og óháðir endurskoðendur bera ábyrgð á endurskoðun ársreiknings félagsins og að fylgjast með virkni innri eftirlitsþátta.

6.      Óhæði nefndarmanna

6.1.   Nefndarmenn skulu vera óháðir endurskoðanda eða endurskoðendum félagsins og daglegum stjórnendum þess. Meirihluti nefndarinnar skal jafnframt vera óháður félaginu, auk þess sem a.m.k. einn nefndarmanna skal vera óháður stórum hluthöfum félagsins. Forstjóri félagsins og aðrir daglegir stjórnendur þess skulu ekki eiga sæti í nefndinni en sitja fundi með henni, eftir því sem við á.

7.      Þagnarskylda

7.1.   Á nefndarmönnum hvílir þagnarskylda um málefni félagsins og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem nefndarmenn og leynt skulu fara samkvæmt samþykktum félagsins, lögum eða eðli máls, nema um sé að ræða málefni sem nefndin ákveður að gera opinber eða slíkt leiðir af ákvæðum laga eða samþykktum félagsins. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi.

8.      Gildistaka

8.1.   Reglur þessar eru settar af stjórn Tryggingamiðstöðvarinnar hf. og taka gildi 18. desember 2013. Um leið falla úr gildi eldri reglur um sama efni frá 27. janúar 2011.

Útgáfa nr. 2, 18. desember 2013.
Stjórn Tryggingamiðstöðvarinnar hf.